Czy warto skorzystać z profesjonalnej usługi archiwizacji dokumentów i akt

Samodzielna archiwizacja dokumentów to żmudna praca. Pokusa zaoszczędzenia pieniędzy i postawienie własnego pracownika przed koniecznością zarchiwizowania dokumentów prawdopodobnie okaże się decyzją pozbawioną ekonomicznego sensu. Wynika to z faktu, że porządkowanie dokumentów to bardzo żmudne i czasochłonne zajęcie.

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych wprowadzone zostało 25 maja 2018 roku i swoim zasięgiem obejmuje wszystkie państwa należące do Unii Europejskiej. Zapisy te nakładają określone obowiązki dotyczące przetwarzania danych osobowych. Celem rozporządzenia jest wzmocnienie ochrony wrażliwych informacji i dodatkowego ich zabezpieczenia przed dostępem nieupoważnionych osób (dotyczy to i dokumentacji papierowej, i elektroniczne)j. Ochronie podlegają nie tylko dokumenty, które są cały czas w obiegu w przedsiębiorstwach czy instytucjach, ale również akta znajdujące się w firmowych archiwach oraz te przeznaczone do zniszczenia. Dzięki firmom oferującym kompleksowe usługi w zakresie utylizacji przedawnionych umów, faktur itp. oraz w zakresie profesjonalnej archiwizacji dokumentów, wiele przedsiębiorstw ma ułatwione zadanie.

Samodzielne archiwizowanie dokumentów

Samodzielna archiwizacja dokumentów to żmudna praca. Pokusa zaoszczędzenia pieniędzy i postawienie własnego pracownika przed koniecznością zarchiwizowania dokumentów prawdopodobnie okaże się decyzją pozbawioną ekonomicznego sensu. Wynika to z faktu, że porządkowanie dokumentów to bardzo żmudne i czasochłonne zajęcie. W dodatku, bez odpowiedniego doświadczenia, wiedzy i świadomości, dotyczącej tego, jak pozytywnie wpłynąć na stan archiwum, taka praca może w efekcie nie przynieść pożądanego rezultatu. Aby wykluczyć takie ryzyko, dobrym pomysłem będzie powierzenie tego zadania profesjonalnej firmie.

Co zyskujemy, zlecając archiwizowanie profesjonaliście?

• Funkcjonalna archiwizacja dokumentów

Akta, zalegające na półkach biur tylko pozornie są nieprzydatne. Po pierwsze – spoczywa na nas wymóg przechowywania dokumentów przez określony czas. To ważne, ponieważ w tym okresie dojść może do zewnętrznej kontroli i będziemy zobowiązani przedstawić konkretne akta. Po drugie – dokumenty muszą być gotowe do użycia, jeśli któryś z pracowników będzie potrzebował do nich zajrzeć.

Profesjonalne firmy oferujące, archiwizowanie dokumentów dokładnie planują cały proces tak, żeby efekt mógł przynieść klientowi, jak najwięcej korzyści. Należy więc stworzyć właściwe kategorie, wyznaczyć kryteria, na podstawie których dokona się segregacji, a następnie wdrożyć takie oznaczenia, które będą jasne dla osoby, niezaznajomionej ze szczegółowym planem archiwizacji dokumentów.

• Oszczędność czasu

Powierzenie archiwizacji nieprofesjonalnej firmie może znacznie wydłużyć czas przedsięwzięcia, co, w efekcie, doprowadzi do zamieszania w miejscu pracy i źle wpłynie na efektywność zatrudnionych osób. Wybór usługodawcy, który potrafi działać sprawnie i precyzyjnie jednocześnie, pozwoli uniknąć tego problemu.

• Pełne bezpieczeństwo

RODO określa, że dane osobowe, które przetwarza i przechowuje firma, powinny być zabezpieczone przed wglądem osób trzecich. Dzięki temu nikt nieupoważniony nie może zaznajomić się z informacjami o kontrahentach, klientach i innymi wrażliwymi kwestiami. Obowiązek zapewnienia takiej ochrony swojej dokumentacji spoczywa na firmie. Jeśli zadanie archiwizacji dokumentów zostanie przekazane dobremu specjaliście, zatroszczy się on również o kwestie prawne związane z RODO. Mówiąc o bezpieczeństwie, warto wspomnieć o zewnętrznych audytach i kontrolach np. z Urzędu Skarbowego. Brak porządku w dokumentacji może doprowadzić do utraty ważnej umowy lub zaświadczenia, a to z kolei może doprowadzić do wysokich kar pieniężnych. Świadomość, że każdy cenny dokument ma swoje miejsce i znajduje się w ewidencji naszego archiwum to ogromny komfort psychiczny i brak stresu, jeśli do naszych drzwi zapuka instytucja kontrolująca.

Archiwizacja dokumentów  to coś, czego zaniedbanie jest zwyczajnie nieopłacalne. Jeśli do tej pory nie zatroszczyliśmy się o uporządkowanie swoich akt, warto jak najszybciej zgłosić się do sprawdzonego przedsiębiorstwa, które sprawnie zrealizuje zlecenie (np. Rhenus Data Office Polska). W większości przypadków taka firma dopasuje się do naszej dostępności czasowej, zapozna się z tym, jak wygląda obieg dokumentów w naszym biurze, a następnie z powodzeniem zaplanuje i przeprowadzi archiwizację dokumentów.