Bezpieczna utylizacja, czyli niszczenie dokumentów poza firmą
2 min read
many jobs waiting to be done on the table, busy concept
Jedną z największych wątpliwości, dotyczących utylizacji firmowych dokumentów, jest sprawa bezpieczeństwa danych. Takie zawahania wynikają m.in. z faktu, że niestety przepisy nie określają, jakie działania dokładnie powinien wdrożyć przedsiębiorca, żeby zadbać o ochronę swojej dokumentacji. Należy więc przeprowadzić analizę ryzyka, a więc dokładnie przeanalizować warunki, panujące w firmie i na tej podstawie zaplanować zabezpieczenie dokumentacji.
Kiedy można mówić o bezpiecznym niszczeniu dokumentów?
Takie samodzielne ocenienie, które etapy procesu wymagają poprawy, nie jest prostym zadaniem, bo bardzo łatwo jest tu coś przeoczyć. Niedopatrzenia wcale nie muszą być efektem braku dokładności. Czasem osobom odpowiedzialnym za ochronę dokumentacji przeznaczonej do utylizacji po prostu brakuje doświadczenia.
Bezpieczna utylizacja powinna zakładać:
- stworzenie warunków, w których utylizowane akta są zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych osób
Zadbanie o tego typu środowisko pracy może być problemem, szczególnie jeśli biuro jest małe. - właściwe uporządkowanie dokumentów
Chaos podczas niszczenia dokumentów jest niewskazany, bo łatwo się wtedy pomylić. Kolejnym zagrożeniem jest ryzyko zgubienia któregoś z dokumentów. - zadbanie o bezpieczny produkt niszczenia dokumentów
Produktem jest w tym przypadku wszystko to, co pozostaje z dokumentu po przeprowadzonej utylizacji. Jeśli posługujemy się biurową niszczarką, takim produktem będą ścinki papieru.
Przedsiębiorcy mogą mieć trudności z zatroszczeniem się o każdą z tych kwestii. Niestety wystarczy tylko drobne zaniedbanie, żeby pojawiło się ryzyko wycieku informacji. Rozwiązaniem jest zaufanie podmiotowi, który ma na tym polu duże doświadczenie. Jednym z takich specjalistów jest firma Destroy&Recycling.
Utylizacja i recycling dokumentów – dlaczego warto wybrać profesjonalną pomoc?
Najważniejszym powodem jest zdecydowanie bezpieczeństwo. Zwykłej firmie trudno jest osiągnąć poziom zabezpieczeń, który towarzyszy działaniom specjalistów. Ich przewaga w dużej mierze polega na dostępie do zaawansowanej infrastruktury. Zamiast biurowych niszczarek używa się tutaj specjalnych instalacji. Działają sprawnie, szybko, a co najważniejsze produkt niszczenia uniemożliwia wyciek danych. Osoby, korzystające z takiej pomocy mają więc pewność, że wszystkie firmowe sekrety i wrażliwe informacje są odpowiednio chronione.
Czy utylizacja dokumentów firma jest rzeczywiście wygodna?
Oprócz bezpieczeństwa, klienci przedsiębiorstw, zajmujących się utylizacją dokumentów, doceniają również to, jak łatwo jest skorzystać z takiej usługi. Żeby prawidłowo zniszczyć akta, nie trzeba ich wyjmować z koszulek albo wypinać z papieru zszywek. Dla nowoczesnych instalacji utylizujących problemu nie stanowią nawet segregatory. Ekipa jest więc w stanie szybko zabrać dokumentację, wydać klientowi protokół odbioru, a następnie niezwłocznie przeprowadzić niszczenie akt.
Źródło: Destroy.pl
